Для торговых компаний и особенно интернет-магазинов очень важен вопрос закупки товаров.
После того, как сработала воронка продаж и клиент оформил заказ на первый план выходит процесс обеспечения потребностей. В последнее время все больше компаний используют "дропшиппинг" (dropshipping), торговлю "с колес" или под заказ клиента, т.е. на витрину (прайс или каталог) выставляются товары, которых нет в наличии на собственном складе, но которые есть у поставщиков. В результате цепочка бизнес-процесса закупок заметно усложняется:
- Формирование необеспеченных потребностей по подтвержденным заказам клиентов
- Выбор поставщика по каждой номенклатуре (автоматически или вручную)
- Оформление заказов поставщикам в 1С
- Отправка заказов поставщикам (по электронной почте или прочим каналам)
- Обработка полученных от поставщиков подтверждений заказов (сверка счета на оплату с заказом по перечню товаров, количеству и ценам)
- Обработка отказов по не подтвержденным позициям (повторный заказ поставщику или отмена для клиента)
- Подтверждение заказа поставщику (что мы согласны с его счетом)
- Получение от поставщика накладной (ТОРГ-12, Счет-фактура) в электронном виде и загрузка данных в приходную накладную в 1С (с учетом ГТД, серий и т.д.)
В итоге, если нет соответствующих инструментов автоматизации процесса, то отдел снабжения может стать узким звеном, тормозящим развитие всей компании (либо раздувается штат сотрудников, для выполнения рутинных операций).
Наш модуль рабочего места по закупкам в 1С создавалось для решения вышеописанных проблем управления закупками.
Рассмотрим ключевые особенности и механизмы обработки.
Для начала стоит отметить, что данное решение по созданию заказов поставщикам в 1С 8.3 является дополнением к программе “1С:Управление торговлей 11” (УТ 11). Так же оно будет без проблем работать во всех идентичных конфигурациях: “1С:ERP”, 1C:Комплексная автоматизация 2 (КА 2), и многих отраслевых решениях, построенных на базе вышеперечисленных конфигурациях 1С. Рабочее место по закупкам сделано в виде внешней обработки, легко подключается к любой базе (в том числе и облачной) и не требует внесения изменений в конфигурацию (т.е. база остается на поддержке 1С и без проблем будет обновляться).
Работа закупщика начинается с формирования текущего списка потребностей - товаров, которые нужно закупить.
- Закупщик заполняет список заказов клиентов (верхняя таблица), по которым есть не обеспеченные товары. Если по каким то заказам закупать товары еще не нужно, можно снять с них метки и они не будут обрабатываться системой.
- Средняя таблица содержит товары, которые нужно закупить. Для удобства и наглядности в этой таблице сразу отображается много информации по потребностям (плановая дата отгрузки клиенту, количество потребности, цена в заказе клиента)
- При выделении строки товара в средней таблице в нижней таблице отображаются остатки и цены всех поставщиков по данному товару (эти данные загружаются в систему отдельно, например другим нашим решением)
- По каждому товару из средней таблицы нужно выбрать поставщика, у которого он будет закупаться. Это можно сделать автоматически, нажав на кнопку “Заполнить поставщиков” (заполняется по минимальной цене с проверкой возможности поставки к заданному сроку)
После распределения товаров по поставщикам нажимается кнопка “Создать заказы поставщикам” и в системе для каждого поставщика записывается отдельный заказ. При этом те позиции, по которым оформились заказы поставщикам пропадают из списка не обеспеченных (они становятся обеспеченными)
Если в системе за текущий день уже был заказ нужному поставщику и он еще не закрыт на редактирование, то система не создает новый заказ, а добавляет товары в существующий (это удобно, когда заказы поставщикам формируются в течении дня несколько раз)
После создания заказов поставщикам в 1С их нужно передать поставщику. Чаще всего для этого используется электронная почта. В нашем рабочем месте это можно сделать нажав всего одну кнопку “Отправить поставщику”. При этом через встроенный в 1С почтовый клиент поставщику отправляется письмо с вложенной печатной формой заказа в формате Excel.
В списке заказов поставщику отображается информация по статусам взаимодействия с поставщиками (Отправлен заказ, Получен ответ, Ответ обработан, Заказ подтвержден)
E-mail поставщика, шаблон печатной формы и текст письма задаются в настройках обработки для каждого поставщика индивидуально. Печатную форму можно выбрать как типовую, так и любую внешнюю (это часто требуется для соблюдения требований поставщика по формату файла заказа).
Далее поставщик, обычно, присылает счет на оплату, что является подтверждением заказа. Но для того, чтобы убедиться, что все заказанные товары поставщик подтвердил и условия поставки нас устраивают - нужно сверить данные в счете от поставщика с исходным заказом. Для этого в рабочем месте есть соответствующий удобный инструмент. Он вызывается по кнопке “Сверить счет”.
Форматы счетов (подтверждений) у поставщиков всегда разные. Поэтому в обработке предусмотрены соответствующие гибкие настройки чтения и загрузки данных в 1С из получаемых от поставщиков файлов (см. выше форму настройки обмена с поставщиком).
Сопоставление товаров из счета и в 1С выполняется согласно настройкам:
- По артикулу, наименованию и любым другим стандартным полям или дополнительным реквизитам и сведениям номенклатуры
- Если в 1С загружена номенклатура поставщика, то можно выполнять сопоставлению по артикулу или идентификатору (коду) поставщика
При сверке счета от поставщика могут возникнуть различные коллизии. Все они хорошо будут видны в форме сверки:
- Какого то заказанного товара вообще нет у поставщика (полный отказ)
- Какого то заказанного товара в наличии есть меньше, чем требуется для отгрузки клиенту (частичный отказ)
- Закупочная цена на какой то товар сильно отличается от той, что была установлена ранее
- Закупочная цена на товар выше, чем цена для клиента (продажа в убыток)
- Поставщик заменил один товар на другой (аналог) и не уведомил об этом
Тут стоит отметить, что сверка проводится с учетом привязок товаров к заказам клиентов (Назначения). Пример: в исходном заказе поставщику товар А заказывается под 3 заказа клиента (т.е. в заказе поставщику есть 3 строки с одним и тем же товаром, но разными назначениями). В счете от поставщика будет 1 строка с товаром А в количестве 3 шт. Обработка разобьет эти 3 шт по всем заказам клиента (или сообщит, что на какой то заказ не хватило нужного количества).
По итогу сверки, заказ поставщику приводится в полное соответствие со счетом от поставщика. Все отказные позиции вычеркиваются из заказа поставщику. Эти позиции становятся снова не обеспеченными. Они опять попадут в список товаров к закупке, а также по заказам клиентов будет видно отсутствие обеспечения по этим позициям.
Когда товар поступает от поставщика на склад, то в рабочем месте можно быстро “Создать поступление” по заказу клиента, а также загрузить перечень поступивших товаров из накладной поставщика (УПД, ТОРГ-12, Счет-фактура) в электронном виде с учетом ГТД. При этом, по аналогии с загрузкой счета, будет опять проведен контроль соответствия заказа поставщику и отгруженных по факту товаров.
|
Попробуйте бесплатно весь функционал системы в демонстрационной тестовой базе 1С!
|
Получить демо-доступ
|
