1С для интернет магазина

О чем пойдет речь?

Последние несколько лет главное направление работы нашей компании было связано с автоматизацией оптовых и розничных торговых компаний различных размеров и этапов развития. Большинство наших клиентов использует интернет для своего развития: для кого то это основной канал продаж (интернет-магазины), кто то использует его по мере возможности и необходимости (оптово-розничные компании), кому то он нужен "для галочки" (мелкие офф-лайн магазины). В целом все компании очень разные, но в плане потребностей в учете своей деятельности у них много общего.

В данной статье (осторожно, много букв!) мы постарались обобщить наш опыт и, отчасти, опыт наших клиентов по внедрению и использованию программных продуктов на базе платформы 1С:Предприятие для управленческого учета торговой деятельности и интернет-продаж.

Типовая схема работы интернет-магазина 

Болевые точки

• Компания создается "с нуля" с основным видом деятельности в сфере интернет-торговли
• В рамках существующего off-line бизнеса создается направления по торговле через интернет

Рассмотрим первый вариант. В данном случае главная задача у владельцев бизнеса - запустить продажи. Поэтому все вертится вокруг жизненно важных элементов: создание сайта, отдел продаж, склад, логистика, работа с поставщиками. Как правило, на данном этапе еще нет сложившихся бизнес-процессов, все делается по наитию в рамках общих представлений, многое меняется и оптимизируется "на лету". Для оперативного учета выбираются инструменты по принципу "чем проще, тем лучше":

• Панель администратора ("админка") на сайте интернет-магазина
• Excel, Google docs
• И даже не редкость - записи на бумаге

По мере роста масштаба бизнеса количество циркулирующей в компании информации резко возрастает:

• Начинаются проблемы с учетом заказов и их выполнением. Теряется информация по общению с клиентом, изменениям в заказах, их обеспечению, сборке и отгрузке.
• Увеличивается количество поставщиков, становится сложно отслеживать закупки под конкретные заказы клиентов. При консультировании клиентов по наличию товара у менеджера по продажам уходит много времени на поиск нужной информации.
• На составление маршрутных листов для курьеров уходит много ручного труда.
• На складе "бардак". Нет оперативной информации по свободному наличию товаров.
• Плохо учитываются (либо совсем не считаются) прямые и косвенные затраты.
• Для сведения "баланса" и подсчета прибыли нужно перелопатить кучу информации из разных источников

Во втором варианте проблемы немного другие. Здесь наверняка уже есть полноценная учетная система. Все бизнес-процессы закреплены и отлажены. С одной стороны это, конечно же, хорошо, но с другой - новое направление требует других подходов и бизнес-процессов. Поэтому существующую учетную систему начинают подстраивать под новые задачи:

• Нужно синхронизировать каталог товаров в существующей учетной системе с каталогом на сайте интернет-магазина
• Нужно сделать удобные инструменты для работы менеджеров по продажам, чтобы они могли быстро консультировать клиентов по наличию товара, ценам, условиям поставок и т.д.
• Нужно внедрять схему закупки товара под заказы клиентов
• Нужно формировать маршруты курьеров
• и т.д., и все это с оглядкой на существующие бизнес-процессы, которые должны работать без сбоев

Общая концепция внедрения 1С. Почему 1С?

Для решение описанных выше проблем владельцы и руководители бизнеса начинают искать подходящие инструменты для управления бизнесом. Благо сейчас на рынке таких IT систем очень богатый выбор:

• Облачные SAAS решения (программные продукты, которые не покупаются в виде "коробки", а арендуются у поставщика). Примеры: "Мой склад", "Моё Дело", CloudShop, LiteBox, retailCRM, Mr.Doc, УчетОблако и многие другие.
  
• Основные плюсы таких решений: низкая стоимость владения и поддержки, быстрая настройка и запуск в работу.
• Основные минусы: отсутствие возможности доработки системы под свои нужды.
• Комбинация "+" и "-" таких решений приводит к тому, что люди часто останавливают свой выбор именно на них. Первое время их все устраивает (особенно по сравнению с учетом в Excel). Но далее, по мере роста компании, данные решения становятся "тесными" и приходится начинать все сначала.

• Коробочные решения

• Парус, Галактика, OpenERP, Microsoft Navision, SAP, Oracle и многие другие. В целом все эти решения по своему хороши, имеют богатую историю и функционал, если бы не 2 ключевых недостатка: либо очень дорогие, либо невозможно найти специалистов на их обслуживание и поддержку.
• Системы на базе платформы 1С:Предприятие: Управление торговлей, Управление небольшой фирмой, Розница, ERP. Кто бы что не говорил, но 1С это:

• Лидер рынка автоматизации в России и СНГ
• Богатый функционал систем, полностью соответствующий законодательству РФ и СНГ
• Низкая стоимость покупки, внедрения и владения
• Огромный рынок сервисных компаний и частных 1С программистов

Какую конфигурацию выбрать?

В предыдущем абзаце была попытка убедить вас, что альтернативы у 1С, особенно для малых и средних компаний, нет. Надеюсь, мы были убедительны :). Обсудим теперь, какой именно продукт 1С выбрать.

Для порядка напомним, что под аббревиатурой "1С:Предприятие" подразумевается среда разработки/программирования (платформа), на базе которой создаются различные прикладные программы (конфигурации).

Фирма 1С выпускает большой перечень различных конфигураций, каждая из которых применяется для своих специфических задач. Для учета торговли и интернет-магазинов наиболее подходящими решениями будут следующие (расположены в порядке приоритета):

• 1С: Управление торговлей (редакции 10.3 и 11). Название конфигурации обуславливает ее содержание - она предназначена только для учета торговой деятельности. В программе нельзя полноценно учитывать производство, бухгалтерию, кадровый учет, но в части торговли здесь почти точно есть все необходимое: маркетинг, продажи, закупки, склад, учет доходов/расходов и управленческий баланс.
• 1С: Управление небольшой фирмой. Обособленный продукт, который не похож ни на какие другие решения 1С. Очень "красивый", вполне функционален, активно развивается. Здесь можно вести учет не только торговой деятельности, но и упрощенное производство, предоставление услуг, выполнение работ. Программа даже позволяет для индивидуальных предпринимателей сформировать налоговую отчетность и отправить ее в контролирующие органы. Здесь есть все, но в упрощенном виде. Так же очень мало специалистов, которые хорошо знают типовой функционал системы.
• 1С: Розница. Данное решение создано для использования на кассовых терминалах в розничных торговых точках. Здесь очень хорошо реализовано рабочее место кассира, складской учет в магазине, маркетинговые акции, но как таковых нет ни закупок, ни взаиморасчетов с клиентами, нет нормального учета себестоимости товаров. Поэтому данное решение имеет смысл применять только в связке с полноценной учетной системой (УТ, УНФ, ERP)
• 1С: ERP / 1С: Управление производственным предприятием. Флагманский продукт 1С. В плане учета торговли функционал полностью идентичен с УТ, но так же позволяет полностью учитывать производство практически любой сложности, содержит в себе Бухгалтерию, ЗУП, позволяет вести учет по МСФО. В общем есть все, что нужно для компании любого размера и рода деятельности. Только есть несколько больших минусов: примерно в 20 раз дороже всех выше перечисленных решений, из-за большого функционала очень сложна в настройке, внедрении и сопровождении. Ее имеет смысл использовать, если вы точно уверены что цель оправдывает средства.
• 1C: Бухгалтерия, 1С: Зарплата и управление персоналом. Нужны для ведения регламентированного учета и сдачи отчетности в контролирующие органы. В большинстве случаев просто получает данные из управленческой системы учета. Не годится для полноценного учета торговой деятельности.

Как внедрять?

И так, Вы решили, что Вам для автоматизации управленческого учета нужна 1С, выбрали конфигурацию, которая больше всего вам подходит. Что делать дальше?

Самый простой шаг - надо купить "коробку" с программой 1С или арендовать 1С в облаке.

Дальше уже сложнее. Надо начать использовать (внедрить) новую информационную систему в Вашей компании.

Надеюсь всем понятно, что просто установить 1С на компьютере, как это делается с обычными программами типа Word / Excel и т.д., здесь явно будет не достаточно.

Во первых, функционал и внешний вид современных версий 1С (для конкретики далее речь пойдет об "1С:Управление торговлей 11") сильно зависит от настроек, которые заданы в программе. Если не поставить нужную галочку (например, "Использовать заказы"), то можно очень долго искать в программе, как же оформить заказ клиента, но все попытки будут тщетными. Так же есть более "хитрые", настройки, определяющие уже механизмы самого учета. От них уже будет зависеть с одной стороны трудоемкость работы с программой (чем больше данных требуется вносить пользователю, тем сложнее ему работать), с другой - какую аналитику в итоге можно будет получать о работе компании. Кроме того, некоторые настройки являются критически важными для самой 1С и изменить их в дальнейшем будет нельзя (либо это потребует больших трудозатрат специалистов по 1С).

Во вторых, для корректной первоначальной настройки 1С под нужды конкретной компании, нужно соединить хорошие знания типовых возможностей 1С и методологии ее работы с пониманием специфики работы компании и ее бизнес-процессов. Иначе, либо придется постоянно "изобретать велосипеды" в функционале 1С, либо применять какие то готовые инструменты 1С там, где они плохо подходят для компании. В обоих случаях ни к чему хорошему это не приводит.

Подытожив выше сказанное, зафиксируем, что внедрение 1С - это процесс, который требует определенного времени и сил, для получения нужного результата.

Перед началом внедрения 1С руководитель или владелец бизнеса должен решить, каким образом будет проходить процесс:

• Своими силами
• С привлечение внешних консультантов 1С

Вариант с внедрением 1С своими силами многим кажется привлекательным, т.к. не требует дополнительных затрат. С этим не поспоришь. Но судя по опыту, к чему то хорошему данный путь приводит крайне редко. И через месяц, полгода или год (кого на сколько хватает) начинаются поиски квалифицированного человека или компании, который поможет разобраться со всеми накопившимися проблемами в базе 1С. Выливается это часто в перезапуск внедрения, чисткой базы от накопившегося мусора (а то и полный отказ от старой базы и переход на учет в новую, пустую) и т.д. Соответственно, денег и времени на это тратиться не меньше, а то и больше, чем это потребовалось бы при нормальном внедрении изначально.

Поиск и привлечение внешнего консультанта 1С (частного программиста 1С / фрилансера или специализированной компании / франчайзи 1С) тоже задача со множеством неизвестных. Здесь, помимо общего впечатления о человеке/компании и бизнес-чутья у лица, принимающего решения, могут помочь несколько рекомендаций:

• Поищите на просторах интернета готовые решения для задач, специфичных для вашей отрасли. Это могут быть рабочие места менеджера по продажам, работника склада, логиста и т.д. И попробуйте связаться с их разработчиками. В большинстве случаев Вы получите квалифицированный ответ и множество вопросов про вашу специфику. В процессе общения Вы наверняка узнаете много нового и заодно проверите их компетенцию в сфере вашего бизнеса.
• При общении с частным программистом 1С / фрилансером получите как можно больше его контактов (телефон, email, веб-сайт или ссылки на его страницы на фриланс-сайтах). Поищите в яндексе/гугле информацию о человеке, реализованных им проектах, отзывах клиентов и т.д. В большинстве случаев такая информация есть и по ней можно отсеять неадекватных личностей.
• При выборе специализированной компании необходимо представлять ее размер: с одной стороны есть компании, состоящие из 1-2 человек (продвинутые фрилансеры, пытающиеся построить свой бизнес в сфере ИТ), с другой - крупные франчайзи 1С и ИТ компании, имеющие в штате сотни и тысячи сотрудников. К малым компаниям подход тот же, что и к фрилансерам. Крупные 1С: Франчайзи, с одной стороны, - это серьезные компании, способные реализовать самые амбициозные проекты. С другой - у них есть одна общая большая проблема - сильная текучка кадров. Для своего существования и развития им необходимо постоянно растить своими силами новые кадры в большом количестве. Новичков отправлять на крупные проекты никто не будет. Поэтому на проекты для мелких и средних компаний очень часто отправляют молодых, неопытных сотрудников. Вы хотите быть подопытными кроликами? :)
• Так же при общении с 1С Франчайзи нужно понимать еще одну важную вещь. Партнеры 1С не плохо зарабатывают на продаже "коробок" и лицензий 1С. Им интересно продавать как можно больше, поэтому их рекомендации по выбору программных средств и оборудования не всегда является для бизнеса самыми актуальными и полезными, а иногда даже и очень вредными. 

Один из самых "интересных" случаев, встречавшихся в нашей практике был следующим: в небольшом магазине одежды, где было всего 2 рабочих места: касса и компьютер администратора, были установлены: Сервер 1С предприятия и MS SQL Server, 1С:Управление торговлей, 1С: Розница, 1С:Бухгалтерия. Между этими 3-мя базами был плохо настроенный обмен данными с кучей дублей справочников. За все эти программы и их внедрение были заплачены очень приличные для этого магазина деньги, хотя при разумном подходе можно было обойтись в разы меньшими средствами.

Рабочие места

Что это вообще такое и зачем нужны?

В процессе внедрения 1С в работу компании с большой долей вероятности вы столкнетесь с тем, что некоторые ваши потребности нельзя решить типовыми средствами, заложенными к "коробку" 1С, либо решение вроде бы есть, но оно на столько сложное и трудное для понимания/запоминания/повседневного выполнения сотрудниками, что приходится искать другие, более подходящие пути. Наверняка у ваших "внедренцев" будет предложение создать недостающие функции (т.е. доработать 1С). Но тут есть смысл немного остановиться и подумать:

• Не всегда первоначальный мозговой штурм приводит к правильным решениям. С большой долей вероятности в процессе работы придется не один раз корректировать первоначальные задумки.
• Каким бы ни был уникальным ваш бизнес, наверняка другие компании в вашей или смежных отраслях сталкивались с теми же проблемами что и Вы. Поэтому очень полезно узнать, как же именно они их решили.

Вернусь к тому, с чего мы здесь начинали. Наша компания уже много лет занимается автоматизацией торговых компаний и интернет-магазинов. При реализации проектов мы узнаем много нового, находим решения для различных нестандартных задач. Накопленный опыт мы стараемся предлагать другим компаниям. Один из способов как это сделать - выпускать свои "коробочные решения" для каждой из бизнес-задач, которые мы автоматизируем.

Рассмотрим подробнее доступные в данный момент готовые решения.

Предлагаем посмотреть наши готовые решения:

Рабочее место менеджера по продажам. Версия №1
Для розничной торговли и интернет-магазинов

Позволяет упростить весь цикл работы с клиентом: первичная консультация по наличию товара, быстрое оформление нового заказа, контроль исполнения заказов, предварительная проработка логистики (доставки).

Подробнее

Рабочее место менеджера по продажам для 1С. Версия №2: оптовая торговля

Простое и удобное рабочее место менеджера по продажам для 1С.
Готовое решение, повышающее эффективность работы отдела продаж!
Менеджеры должны продавать, а не тратить время на работу с 1С!

Подробнее

Рабочее место по закупкам

Модуль автоматизации снабжения. Создание заказов поставщикам. Обмен счетами и накладными с поставщиками и их сверка с исходными документами в 1С. Дропшиппинг в 1С (УТ 11, 10.3, EPR, КА)

Подробнее

Загрузка цен и остатков в 1С из прайс-листов поставщиков в формате Excel, csv

Нужно загружать в 1С цены поставщиков или конкурентов? Есть много поставщиков и у всех разные форматы прайс-листов? Обработка загрузки цен и остатков в 1С из прайс-листов в формате Excel облегчит вам работу!

Подробнее

Простое ценообразование для 1С

Есть проблемы с расчетом и установкой цен на товары? Наше решение поможет навести порядок с ценами!

Подробнее

Рабочее место по логистике для 1С

Рабочее место позволяет выводить точки маршрута курьера на Яндекс-карту. Помогает быстро и наглядно распределять заказы на доставку по маршрутам / водителям / курьерам.

Подробнее

Канбан-доска для обработки заказов клиентов в 1С

Обработка заказов клиента отделом продаж похожа на конвейер. Поэтому и инструменты у менеджеров должны быть соответствующие. Данная обработка помогает визуализировать работу с заказами клиентов, что упорядочивает и ускоряет процесс их обработки.

Подробнее